3. Digitaalinen ympäristö

© Jenniina Myllynen 2024

Kuvaa omassa työtehtävässäsi käyttämäsi digitaalinen ympäristö.

Omissa työtehtävissäni käyttämäni teknologia sisältää lähinnä teams- ja LS ERP-ohjelmistot, samoin kuin Lexmark-etikettien luonti- ja tulostusohjelmiston. Kyseisiä ohjelmistoja käytetään sekä tietokoneelta, että käsipäätteeltä. Myös kassajärjestelmä on myyjien vähimmäisvaatimus. 

Käytössä olevat prosessit ovat kassatyöskentelyn (tuotteiden skannaus, rahastus, mahdolliset palautukset, tilitys) lisäksi infotyöskentely (reklamaatiot, peräkärryjen vuokraamiset, kuitinhaku, palautukset, tilitys). Näiden lisäksi osaston vastaavien tulee hallita myös tilausten teko, tilausten lähettäminen, tilausten kirjaus teams-pohjaiseen tilauskalenteriin, tilausten vastaanottaminen käsipäätteellä sekä verkkokauppatilausten keräily ja niiden mahdolliset palautukset.

Ihmisissä turvaudutaan hyvin paljon esimiestiimin priorisointikykyyn. Myyjät nojaavat vahvasti siihen, että esimiestiimi kertoo mitkä tehtävät on minäkin päivänä priorisoitu listan kärkipäähän (esim. kuorman purkaminen / tilausten teko) ja mitkä eivät. Kun informaatio on jaettu laajasti myyjätiimille, toimimme kuin hyvin rasvattu koneisto. 

Miten käytät kuvaamaasi digitaalista ympäristöä työtehtävissäsi? Käytännön esimerkkejä / kuvia / videoita tekijänoikeudet huomioon ottaen?  

Tilausten tekeminen ja lähettäminen, sekä tilauskalenterin päivittäminen käsipäätteellä ja tietokoneella. Käytössä olevat ohjelmistot: teams & LS ERP. 

Tilausten tekeminen & lähettäminen

1. Tilausten tekeminen alkaa käsipäätteellä (ohjelmistona LS ERP). Tuote skannataan hintalapusta (suoraan tuotteesta) ja "Tilaukset" kohdan alle naputellaan tilattava määrä. 

 2. Tilaus rekisteröityy LS ERP-järjestelmään. 

3. Tietokoneella kirjaudutaan LS ERP-järjestelmään tilauksen tarkastamista ja lähettämistä varten. Ohessa LS ERP-etusivun näkymä.

4. Kohdasta "Ostotilaukset" löydetään lista kaikista tehdyistä, avoimina olevista ostotilauksista. Listasta hakua käyttäen etsitään oma toimittaja ja avoinna oleva tilaus. Esimerkkitilauksessa on Puuilon heinän ja purun toimittaja, Anne ja Vesa Puro. 

5. Kun tilaus on paikannettu ja tilattavien tuotteiden määrät tarkistettu mahdollisten virheiden varalta, tilaus todetaan valmiiksi lähetettäväksi ja vapautetaan. 

6. Vapauttamisen jälkeen mahdollinen EDI-ostotilaus on lähtenyt automaattisesti eteenpäin toimittajalle. Koska esimerkkitapauksessa ei ole kyse EDI-toimittajasta, on tilaus lähetettävä eteenpäin käsin käyttäen "Lähetä excel-ostotilaus"-nappulaa. Tämä lähettää ostotilauksen toimittajalle ja vahvistuksen ostotilauksen lähettäneen myyjän sähköpostiin.

7. Tämän jälkeen kirjaudutaan teams-ohjelmistoon joko tietokoneella tai, kuten esimerkissä on tehty, käsipäätteellä. Teamsista etsitään kohta "Tilauskalenteri", josta etsitään oma yksikkö (joka esimerkkitapauksessa on Hyvinkään yksikkö).

8. Kalenterista etsitään oikea kalenteriviikko ja oikean päivän ja toimittajan kohdalle lisätään tilauskalenterissa tilauksessa ollut tilaussumma. Ohjelmisto tallentaa tiedon itsenäisesti ja tilausvastuu kyseisestä toimittajasta on siltä viikolta suoritettu.

Etikettien a.k.a hintalappujen lisäys ja tulostus

Ohjelmistona käytössä Lexmark, jota voidaan käyttää myös käsipäätteellä, jos tulostettavia hintalappuja on useita, mutta kyseisessä esimerkissä Lexmarkia on käytetty tietokoneella, koska on ollut tarpeellista tulostaa vain yksi hintalappu yhdelle tuotteelle. 

1. Manuaalinen etikettien tulostus alkaa kirjautumalla sisään Lexmarkiin. Ensimmäisenä aukeaa kyseinen näkymä, josta valitaan kohta "Luo erä". Yksi henkilö luo itselleen yhden erän per päivä, johon hän voi lisätä kaikki sinä päivänä tarvitsemansa etiketit. 

2. Erän voi nimetä joko haluamallaan tavalla tai antaa järjestelmän nimetä erän automaattisesti käyttäjän nimellä, kuten esimerkissä on tehty. 

3. Manuaaliseen ID-hakuun kirjoitetaan tuotteen ID, jolla haetaan valikosta haluttu tuote. Tuotteen ID on saatu selville esimerkiksi skannaamalla tuote käsipäätteellä. 

4. Kun haluttu tuote on löytynyt, valitaan etiketin koko (A4, A5 tai pieni etiketti). Esimerkkitapauksessa haluttiin pieni etiketti. Sen jälkeen tuote lisätään manuaalisesti edellä mainittuna luotuun erään tulostusta varten. 

5. Kun tuote on onnistuneesti lisätty erään, se voidaan avata tulostusnäkymään. 

6. Tulostusnäkymässä valitaan oikea tulostin (pienille etiketeille zebra, muille tavallinen tulostin). Sen jälkeen etiketti tulostuu ja se voidaan viedä sille kuuluvan tuotteen kohdalle. 

Yhteenveto

Edellä mainitut esimerkit ovat vain yhdet esimerkit kyseisten ohjelmistojen käytössä myyjän työssäni Puuilossa. Valitettavasti muista ohjelmistojen käytöstä ei saatu julkaisulupaa. Teams toimii yrityksen virallisena yhteydenpitokanavana, joten sen käyttö on jokapäiväistä. Tilaukset tehdään käsipäätteen ja tietokoneen avulla viikoittain. Käsipäätteellä voidaan myös kirjata hävikit, vastaanottaa tilaukset, tarkastella tuotteen myyntilukuja viimeisten neljän kuukauden ajalta, sekä inventoida. Verkkokauppatilausten hoitaminen tapahtuu myös LS ERP:n kautta sekä tietokoneella, että käsipäätteellä. 

 Kaikki postauksessa näkyvät kuvat Ⓒ Jenniina Myllynen 2024