5. Digitaalisen aineiston tuottaminen ja jakaminen

 Minkälaista digitaalista aineistoa tuotat ammattiisi liittyvässä verkostossa? Esimerkkejä?

En pääse kovinkaan paljoa tuottamaan digitaalista aineistoa nykyisessä työtehtävässäni. Kaikki materiaali toimitetaan meille valmiina ja kaikenlaista julkaisua valvotaan varsin tiukasti koska Puuilo on niin iso konserni. Ainoat digitaaliset aineistot, joita työnkuvassani pääsee tekemään ovat tuotetilaukset omalle osastolleni sekä kirjaamaan omat työaikani Quinyx-ohjelmaan, joka Puuilolla on käytössä työajan seurannassa. 

Olen kuitenkin rakentanut erilaisia verkkosivuja koko pienen ikäni ja sitä kautta digitaalisen aineiston luominen on tullut varsin tutuksi sekä teksti-, että kuvamuodossa. Tämän harrastuksen myötä myös tekijänoikeuslaki on tullut varsin tutuksi ja toivonkin että tulevaisuudessa minun olisi taas mahdollista jatkaa tätä rakasta harrastusta.

Miten jaat tekemääsi digitaalista aineistoa ammattiisi liittyvässä verkostossa? Esimerkkejä?

Ainoa ammattilainen digitaalinen aineisto, jota voisin edes jakaa olisi varmasti oma CV:ni LinkedIn-sovelluksessa. Myyjänä työtehtäviini ei kuulu minkäänlainen aineiston tuottaminen.

Mutta toivon että tulevaisuudessa pääsisin tekemään esimerkiksi kotisivut jollekin pienelle yritykselle johon saisin kuvata itse tuote- ja koristekuvat, suunnitella ulkoasun ja sivujen sisällön. Tämänhetkisessä työtehtävässäni se ei kuitenkaan ole mahdollista. Ainakaan ammatillisesti.

Kenelle ja miten laajasti jaat aineistoa? Esimerkkejä?

Digitaaliset aineistot, joita työnkuvassani pääsen jakamaan ovat tuotetilaukset omalle osastolleni sekä kirjaamaan omat työaikani Quinyx-ohjelmaan, joka Puuilolla on käytössä työajan seurannassa. 

Miten noudatat tekijänoikeusohjeistusta tuottamasi digitaalisen aineiston tuottamisessa ja jakamisessa? Esimerkkejä?

Tekijänoikeus on sisällön luojalla ja mahdollisen oikeuden omistajalla. Tekijänoikeuslain noudattaminen on helppoa, jos itse tuottaa sisällön, esim. ottamalla itse valokuvansa ja tuottamalla itse tekstinsä. Jonkun toisen tekstiä lainatessa tulee mainita tarkat lähdetiedot, graafisen aineiston julkaisussa pitää olla tekijänoikeuden omistajan lupa käyttöön. 

Jos siis päätyisin jakamaan työkseni / työkuvassani digitaalista sisältöä, olisin tarkka graafisen aineiston tekijänoikeuden omistajuuksista ja varmasti ottaisin itse omat kuvani ja tekisin omat grafiikkani välttääkseni mahdolliset epäselvyydet tekijänoikeuksissa.

4. Sovellusten hyödyntäminen ammatillisissa verkostoissa (ammatillisessa yhteistyössä ihmisten kesken tai netissä)

Kuvaa, minkälaisia ammatillisia verkostoja hyödynnät työtehtävissäsi. 
Kerro, mitä muuta voisit mahdollisesti hyödyntää. Esimerkkejä?

Ammatillinen verkostoituminen myyjänä on varsin suppeaa. Sitä verkostoituu lähinnä omien kollegojen ja esimiesten kanssa, sekä satunnaisesti myös muun Puuilon henkilökunnan kanssa. Sen lisäksi LinkedIn on varsin hyvä väline ammattiliseen verkostoitumiseen sillä se toimii maailmanlaajuisesti.

 Verkostoitumista voisi parantaa esim. kuulumalla ammattiliittoon tai käymällä mahdollisilla ammattiin liittyvillä messuilla tai kokoontumisissa. 

Minkälaisia sovelluksia käytät ammatillista verkostoa hyödyntäessäsi? 
Miten käytät näitä sovelluksia? Esimerkkejä?

LinkedIn, täydennän profiilia ja seuraan minua kiinnostavia yrityksiä ja henkilöitä sekä heidän päivityksiään. Mitä aktiivisempaa seurantaa, sitä laajempaa verkostoitumista.

Teamsin avulla pidän yhteyttä muihin Puuilolaisiin. Teamsin avulla saan pidettyä yhteyttä sekä omiin kollegoihin, muihin Puuiloihin, esimiehiini ja koko muuhun Puuilon henkilökuntaan. Teams toimiikin yhtiön virallisena tiedotuskanavana.

3. Digitaalinen ympäristö

© Jenniina Myllynen 2024

Kuvaa omassa työtehtävässäsi käyttämäsi digitaalinen ympäristö.

Omissa työtehtävissäni käyttämäni teknologia sisältää lähinnä teams- ja LS ERP-ohjelmistot, samoin kuin Lexmark-etikettien luonti- ja tulostusohjelmiston. Kyseisiä ohjelmistoja käytetään sekä tietokoneelta, että käsipäätteeltä. Myös kassajärjestelmä on myyjien vähimmäisvaatimus. 

Käytössä olevat prosessit ovat kassatyöskentelyn (tuotteiden skannaus, rahastus, mahdolliset palautukset, tilitys) lisäksi infotyöskentely (reklamaatiot, peräkärryjen vuokraamiset, kuitinhaku, palautukset, tilitys). Näiden lisäksi osaston vastaavien tulee hallita myös tilausten teko, tilausten lähettäminen, tilausten kirjaus teams-pohjaiseen tilauskalenteriin, tilausten vastaanottaminen käsipäätteellä sekä verkkokauppatilausten keräily ja niiden mahdolliset palautukset.

Ihmisissä turvaudutaan hyvin paljon esimiestiimin priorisointikykyyn. Myyjät nojaavat vahvasti siihen, että esimiestiimi kertoo mitkä tehtävät on minäkin päivänä priorisoitu listan kärkipäähän (esim. kuorman purkaminen / tilausten teko) ja mitkä eivät. Kun informaatio on jaettu laajasti myyjätiimille, toimimme kuin hyvin rasvattu koneisto. 

Miten käytät kuvaamaasi digitaalista ympäristöä työtehtävissäsi? Käytännön esimerkkejä / kuvia / videoita tekijänoikeudet huomioon ottaen?  

Tilausten tekeminen ja lähettäminen, sekä tilauskalenterin päivittäminen käsipäätteellä ja tietokoneella. Käytössä olevat ohjelmistot: teams & LS ERP. 

Tilausten tekeminen & lähettäminen

1. Tilausten tekeminen alkaa käsipäätteellä (ohjelmistona LS ERP). Tuote skannataan hintalapusta (suoraan tuotteesta) ja "Tilaukset" kohdan alle naputellaan tilattava määrä. 

 2. Tilaus rekisteröityy LS ERP-järjestelmään. 

3. Tietokoneella kirjaudutaan LS ERP-järjestelmään tilauksen tarkastamista ja lähettämistä varten. Ohessa LS ERP-etusivun näkymä.

4. Kohdasta "Ostotilaukset" löydetään lista kaikista tehdyistä, avoimina olevista ostotilauksista. Listasta hakua käyttäen etsitään oma toimittaja ja avoinna oleva tilaus. Esimerkkitilauksessa on Puuilon heinän ja purun toimittaja, Anne ja Vesa Puro. 

5. Kun tilaus on paikannettu ja tilattavien tuotteiden määrät tarkistettu mahdollisten virheiden varalta, tilaus todetaan valmiiksi lähetettäväksi ja vapautetaan. 

6. Vapauttamisen jälkeen mahdollinen EDI-ostotilaus on lähtenyt automaattisesti eteenpäin toimittajalle. Koska esimerkkitapauksessa ei ole kyse EDI-toimittajasta, on tilaus lähetettävä eteenpäin käsin käyttäen "Lähetä excel-ostotilaus"-nappulaa. Tämä lähettää ostotilauksen toimittajalle ja vahvistuksen ostotilauksen lähettäneen myyjän sähköpostiin.

7. Tämän jälkeen kirjaudutaan teams-ohjelmistoon joko tietokoneella tai, kuten esimerkissä on tehty, käsipäätteellä. Teamsista etsitään kohta "Tilauskalenteri", josta etsitään oma yksikkö (joka esimerkkitapauksessa on Hyvinkään yksikkö).

8. Kalenterista etsitään oikea kalenteriviikko ja oikean päivän ja toimittajan kohdalle lisätään tilauskalenterissa tilauksessa ollut tilaussumma. Ohjelmisto tallentaa tiedon itsenäisesti ja tilausvastuu kyseisestä toimittajasta on siltä viikolta suoritettu.

Etikettien a.k.a hintalappujen lisäys ja tulostus

Ohjelmistona käytössä Lexmark, jota voidaan käyttää myös käsipäätteellä, jos tulostettavia hintalappuja on useita, mutta kyseisessä esimerkissä Lexmarkia on käytetty tietokoneella, koska on ollut tarpeellista tulostaa vain yksi hintalappu yhdelle tuotteelle. 

1. Manuaalinen etikettien tulostus alkaa kirjautumalla sisään Lexmarkiin. Ensimmäisenä aukeaa kyseinen näkymä, josta valitaan kohta "Luo erä". Yksi henkilö luo itselleen yhden erän per päivä, johon hän voi lisätä kaikki sinä päivänä tarvitsemansa etiketit. 

2. Erän voi nimetä joko haluamallaan tavalla tai antaa järjestelmän nimetä erän automaattisesti käyttäjän nimellä, kuten esimerkissä on tehty. 

3. Manuaaliseen ID-hakuun kirjoitetaan tuotteen ID, jolla haetaan valikosta haluttu tuote. Tuotteen ID on saatu selville esimerkiksi skannaamalla tuote käsipäätteellä. 

4. Kun haluttu tuote on löytynyt, valitaan etiketin koko (A4, A5 tai pieni etiketti). Esimerkkitapauksessa haluttiin pieni etiketti. Sen jälkeen tuote lisätään manuaalisesti edellä mainittuna luotuun erään tulostusta varten. 

5. Kun tuote on onnistuneesti lisätty erään, se voidaan avata tulostusnäkymään. 

6. Tulostusnäkymässä valitaan oikea tulostin (pienille etiketeille zebra, muille tavallinen tulostin). Sen jälkeen etiketti tulostuu ja se voidaan viedä sille kuuluvan tuotteen kohdalle. 

Yhteenveto

Edellä mainitut esimerkit ovat vain yhdet esimerkit kyseisten ohjelmistojen käytössä myyjän työssäni Puuilossa. Valitettavasti muista ohjelmistojen käytöstä ei saatu julkaisulupaa. Teams toimii yrityksen virallisena yhteydenpitokanavana, joten sen käyttö on jokapäiväistä. Tilaukset tehdään käsipäätteen ja tietokoneen avulla viikoittain. Käsipäätteellä voidaan myös kirjata hävikit, vastaanottaa tilaukset, tarkastella tuotteen myyntilukuja viimeisten neljän kuukauden ajalta, sekä inventoida. Verkkokauppatilausten hoitaminen tapahtuu myös LS ERP:n kautta sekä tietokoneella, että käsipäätteellä. 

 Kaikki postauksessa näkyvät kuvat Ⓒ Jenniina Myllynen 2024

2. Esittele itsesi ja työpaikkasi

 Kuka olet, miksi olet valinnut tämän kurssin? 

 Olen Jenniina Myllynen, 34-vuotias nainen Hyvinkäältä. Valitsin tämän kurssin koska haaveissani ovat sekä tradenomin amk-tutkinto, että avopuolisoni kanssa oman yrityksen perustaminen. Oman yrityksen kanssa toimiessa digitaalisen ympäristön hallinta on, henkilökohtaisen mielipiteeni mukaan, ensiarvoisen tärkeää. Siksi valitsin tämän kurssin tukemaan jatko-opintoja ja valmentamaan mahdollista yrittäjyyttä jatkossa.

Minkälaista työtehtävää ja työpaikkaa tai ammattia tehtävässä käsittelet?

 Nykyinen tehtäväni nykyisessä työpaikassani, Puuilo Tavaratalot Oy:ssä, on myyjä ja siihen liittyvät työtehtävät. Oman vastuuosaston kautta pääsee hyvin käytännössä prosessoimaan myyntilukuja, menekkiä, visuaalista ilmettä, myynnin parantamista sekä tietenkin suoraa asiakaspalvelua.  

Linkitä blogiin LinkedIn-profiilisi, jos olet tehnyt sen. 

LinkedIn-profiilini linkki löytyy "Kuka?"-välilehdeltä, sekä täältä: LinkedIn: Jenniina Myllynen.

Ohessa ansioluetteloni, joka on toteutettu Canvan ilmaisohjelmistoa käyttäen.